« Facilitateurs numériques : quels outils utiliser pour m’assister dans mon entreprise ?

atelier CAC33 septembreUn certain nombre de supports et outils informatiques permettent de simplifier la vie professionnelle. Dans le cadre de ses ateliers mensuels, le réseau girondin CAC33 organisait une table ronde sur le sujet. question posée par l’assemblée : ces « facilitateurs » sont-ils aussi simples et intuitifs que ça, font-ils vraiment gagner du temps ?

Rashel Réguigne, formatrice Web et créatrice de StudioXine, est entrée de suite dans le vif du sujet en présentant une panoplie d’outils susceptibles de nous faciliter la vie. En fin d’atelier, elle a même consacré du temps à faire des démos aux volontaires, davantage tentés par la technologie que par le buffet !

Sa sélection d’outils pratiques :

– Doodle, très utile pour fixer des RDV entre plusieurs personnes,

– Google drive et Dropbox pour stocker et partager les fichiers,

– Suparsinc « afin de mieux dormir la nuit » grâce aux sauvegardes,

– Azendoo pour gérer le travail collaboratif,

– Evernote, le bloc-notes en ligne malin

– Zoho CRM, un super répertoire servant à qualifier ses contacts et ne plus laisser végéter le tas de cartes de visite stockées dans un coin du bureau,

– Enfin Pixl Editor  pour agrémenter ses posts avec des infographies facilement réalisées.

Au-delà des autres outils cités au cours de la soirée (voir plus bas), les débats ont beaucoup porté sur la nécessité de rester en veille sur ces évolutions technologiques. Tout en restant conscient qu’il ne faut pas tout vouloir maîtriser sur chaque support mais prendre ce dont on a vraiment besoin et pour travailler et pour gagner du temps.

Car le paradoxe vient des évolutions informatiques permanentes : à peine commence-t-on à apprivoiser un outil que sa dernière mise à jour vient perturber ce que l’on avait compris. Et le gain de temps peut prendre des allures de galère chronophage !

Pour éviter ce stress face au changement technologique, la bonne idée est de se faire aider, en allant voir des tutoriels sur Youtube par exemple ou en posant de questions sur des forums. Quelqu’un avant vous a eu les mêmes difficultés donc les réponses sont forcément disponibles sur internet !

Autre bonne attitude soulignée par les participants: si ce n’est pas intuitif pour vous et trop compliqué à manipuler, n’y allez pas ! Personne n’a le même degré d’intuition ; le but étant, rappelons-le, de gagner du temps, pas de s’énerver pendant des heures…

Antoine Chotard, responsable veille et prospective au sein d’Aquitaine Europe Communication, qui nous accueillait ce soir-là, a rappelé en conclusion quelques idées parfois oubliées, notamment sur la gratuité de la plupart de ces outils. Nous devenons très exigeants vis à vis de supports qui nous aident au quotidien alors que nous ne déboursons rien pour cela. Il faudrait qu’ils soient simples, fluides et adaptés à chacun !

Quant au gain de temps supposé, oui dit Antoine Chotard, à condition là encore de faire preuve de bon sens : tous ces supports facilitent la vie professionnelle – mode collaboratif, sauvegarde, stockage, partage, limiter le versionning et le nombre de mail – à condition de mettre de l’intelligence dans leur utilisation et de leur appliquer les principes de bases d’une bonne organisation. Un pré requis indispensable pour gagner du temps !

 

Autres outils cités lors de l’atelier :

  • Dashlane, pour gérer ses mots de passe,
  • Yammer, réseau social professionnel plutôt tourné vers l’interne,
  • Trello, gestionnaire de tâches,
  • Excel pour faire des tableaux de Bord, des fichiers clients, des alertes (relances…) ou planifier des taches
  • Outil de gestion de Bug utilisé par les développeurs de site pour que les partenaires rédigent des billets sur les différentes interventions,
  • Outlook pour le tri des mails et planification des tâches,
  • Microsoft Exchange pour retranscrire les appels,
  • Google Drive et Agenda pour avoir une vision d’ensemble quand on est actif sur plusieurs fronts (boulot, asso, perso),
  • Knoxpour filtrer les appels sur certaines tranches horaires,
  • Veille: Fidely et Scoop-it,
  • Gestion des contacts: CAM Scanner, Appli Flashcode,
  • Communication/visio conférences : gotomeeting, gotowebinar, Hangout, Skype,
  • Présentations : Powerpoint, Prezi,
  • Raccourcisseurs d’URL permettant le partage : Bitly, Owly, Snip.li
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